System kontroli wewnętrznej

SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Postanowienia ogólne i cele systemu kontroli wewnętrznej

Regulamin systemu kontroli wewnętrznej w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach, zwany dalej Regulaminem, określa organizację i zasady funkcjonowania w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach systemu kontroli wewnętrznej, w tym odpowiedzialność organów Banku, role komórek/jednostek organizacyjnych Banku, na poszczególnych liniach obrony, zakres zadań zapewniających funkcjonowanie matrycy funkcji kontroli, kryteria wyodrębniania procesów istotnych, zasady monitorowania przestrzegania mechanizmów kontrolnych w  procesach funkcjonujących w Banku oraz obowiązki w zakresie przeglądów i raportowania w ramach funkcji kontroli.

Celem systemu kontroli wewnętrznej jest zapewnienie:

• skuteczności i efektywności działania Banku,
• wiarygodności sprawozdawczości finansowej,
• przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku,
• zgodności działania Banku z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

Organizacja systemu kontroli wewnętrznej w ramach trzech linii obrony

1. System Kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Banku.
2. Na system kontroli wewnętrznej w Banku składa się:

• funkcja kontroli mającą za zadanie zapewnienie przestrzegania mechanizmów kontrolnych, która obejmuje stanowiska, grupy ludzi lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych funkcji kontroli, która obejmuje: wszystkie mechanizmy kontrolne w procesach funkcjonujących w Banku – niezależne monitorowanie i testowanie przestrzegania tych mechanizmów, raportowanie o skuteczności mechanizmów kontrolnych oraz wynikach ich testowania;

• Stanowisko ds. zgodności – umiejscowione na II linii obrony systemu zarządzania, którego zadaniem jest: identyfikacja, ocena, kontrola i monitorowanie ryzyka braku zgodności działania Banku z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi Banku, przyjętymi w Banku standardami rynkowymi, przedstawianie raportów w tym zakresie, testowanie mechanizmów kontrolnych oraz projektowanie rozwiązań w zakresie systemu kontroli wewnętrznej w Banku;
• audyt wewnętrzny – realizowany jest przez SSOZ, którego zadaniem jest badanie i ocena, w sposób niezależny i obiektywny, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej w całej działalności Banku.

3. Audyty wewnętrzne przeprowadzane są przez Spółdzielnię zgodnie z zapisami Umowy Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS. Wydawane po przeprowadzanych audytach zalecenia / plany działania, są przedmiotem monitorowania i raportowania przez SZ, w sposób i na zasadach określonych w Instrukcja sporządzania informacji zarządczej w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach.

1. Funkcjonujący w Banku system kontroli wewnętrznej, zorganizowany jest na trzech niezależnych i wzajemnie uzupełniających się poziomach (liniach obrony):

1) pierwsza linia obrony – zarządzanie ryzykiem w działalności operacyjnej Banku, na podstawie między innymi ustanowionych limitów, zgodności działania Banku z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi Banku oraz przyjętymi w Banku standardami rynkowymi. Na tym poziomie komórki/jednostki organizacyjne w ramach funkcji kontroli odpowiadają za identyfikację ryzyka, zaprojektowanie i wdrożenie mechanizmów kontrolnych oraz za monitorowanie poziome (weryfikacja bieżąca lub testowanie) przestrzegania mechanizmów kontrolnych w ramach własnej linii.

2)  druga linia obrony – zarządzanie ryzykiem przez pracowników na specjalnie powołanych do tego stanowiskach/komórkach organizacyjnych (niezależnie od zarządzania ryzykiem na I linii) poprzez identyfikację, ocenę, kontrolowanie, monitorowanie i raportowanie ryzyka, a także monitorowanie przestrzegania mechanizmów kontrolnych w ramach własnej linii oraz w stosunku do I linii obrony w ramach monitorowania pionowego. Drugą linię obrony stanowią w Banku komórki organizacyjne, mające za zadanie zapewnienie stosowania mechanizmów kontrolnych oraz dokonywanie niezależnego monitorowania ich przestrzegania. Komórki drugiej linii obrony, poza komórkami wskazanymi w przepisach prawa, wybierane są z zachowaniem zasady niezależności oraz zgodnie z kryteriami przypisania do odpowiedniej linii.

3)  trzecia linia obrony – audyt wewnętrzny, mający za zadanie badanie i ocenę, w sposób niezależny i obiektywny, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania ryzykiem oraz systemu kontroli wewnętrznej, który jest realizowany przez niezależną komórkę audytu wewnętrznego umiejscowioną na mocy zapisów Umowy Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS w Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS.

Rola Zarządu Banku, Rady Nadzorczej i Komitetu Audytu Rady Nadzorczej

1. Rola Zarządu Banku w ramach systemu kontroli wewnętrznej:

• projektuje, wprowadza oraz zapewnia we wszystkich jednostkach organizacyjnych Banku funkcjonowanie adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej w ramach dwóch linii obrony, a także współpracuję z trzecią linią obrony realizowaną na mocy Umowy Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS z niezależnym Pionem Audytu,
• zapewnia funkcjonowanie jednolitego systemu kontroli wewnętrznej w Banku,
• zapewnia ciągłość działania systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwą współpracę wszystkich pracowników Banku w ramach funkcji kontroli oraz współpracę z Stanowiskiem ds. zgodności oraz komórką audytu usytuowaną na mocy odrębnych przepisów w Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS, a także zapewnia dostęp pracownikom tych jednostek do niezbędnych dokumentów źródłowych, w tym zawierających informacje prawnie chronione w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych,
• określa kryteria oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej,
• określa rodzaje działań podejmowanych w celu usunięcia nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej, w tym środki naprawcze i dyscyplinujące,
• zatwierdza kryteria wyodrębniania procesów istotnych i listę procesów istotnych wyodrębnionych przez Bank oraz ich powiązania z celami ogólnymi regularnego przeglądu wszystkich procesów funkcjonujących w Banku pod kątem ich istotności,
• zatwierdza zasady kategoryzacji nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej,
• ustanawia zasady projektowania, zatwierdzania i wdrażania mechanizmów kontrolnych we wszystkich procesach funkcjonujących w Banku, w tym określa rolę jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za opracowanie projektów mechanizmów kontrolnych, ich zatwierdzenie i wdrożenie oraz za zapewnienie adekwatności i skuteczności mechanizmów kontrolnych w procesach funkcjonujących w Banku
• ustanawia zasady niezależnego monitorowania przestrzegania mechanizmów kontrolnych obejmujące weryfikację bieżącą i testowanie,
• zapewnia funkcjonowanie w Banku matrycy funkcji kontroli oraz przypisanie zadań związanych z zapewnianiem jej funkcjonowania;
• ustanawia zasady raportowania o skuteczności kluczowych mechanizmów kontrolnych oraz o wynikach ich testowania,
• określa zasady okresowego raportowania o nieprawidłowościach wykrytych przez system kontroli wewnętrznej oraz statusie podjętych działań naprawczych
• odpowiada za efektywne zarządzanie ryzykiem braku zgodności,
• akceptuje Politykę zgodności w Banku Spółdzielczym, Regulamin funkcjonowania Stanowiska ds. zgodności;
• zapewnia niezależne usytuowanie Stanowiska ds. zgodności, określa w sposób formalny uprawnienia i obowiązki pracownika Stanowiska ds. zgodności, jak również niezależność oraz odpowiedni status Stanowiska ds. zgodności,
• raportuje do Rady Nadzorczej, nie rzadziej niż raz w roku, o sposobie wypełnienia swoich zadań w ramach systemu kontroli wewnętrznej.

Rola Rady Nadzorczej w ramach systemu kontroli wewnętrznej:

• sprawuje nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem funkcjonowania adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej w Banku;
• zatwierdza kryteria oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej;
• zatwierdza zasady kategoryzacji nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej;
• zatwierdza propozycje Zarządu Banku w przedmiocie zasadniczej struktury organizacyjnej Banku;
• dokonuje rozwoju, oceny i optymalizacji zasad ładu korporacyjnego;
• dokonuje co najmniej raz w roku oceny stopnia efektywności zarządzania ryzykiem braku zgodności w Banku;
• zatwierdza Politykę zgodności w Banku Spółdzielczym, Regulamin funkcjonowania Stanowiska ds. zgodności;
• Rada Nadzorcza monitoruje skuteczność systemu kontroli wewnętrznej na podstawie informacji otrzymywanych od Stanowiska ds. zgodności, Audytu Wewnętrznego, Zarządu Banku, Komitetu Audytu oraz Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS;
• Rada Nadzorcza informuje Spółdzielnię Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS o wynikach oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w formie uchwały;
• Rada Nadzorcza powołuje spośród swoich członków Komitet Audytu, który działa zgodnie z odrębnymi przepisami. Podstawowym zadaniem Komitetu Audytu jest przedstawianie Radzie Nadzorczej swojego stanowiska lub rekomendacji, pozwalających Radzie Nadzorczej podjęcie decyzji w obszarze sprawozdawczości finansowej, zarządzania ryzykiem oraz systemu kontroli wewnętrznej.

Zasady oceny skuteczności i adekwatności systemu kontroli wewnętrznej

1. Ocena adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w banku obejmuję ocenę adekwatności i skuteczności funkcji kontroli, zapewnienia zgodności oraz niezależną ocenę dokonaną przez audyt wewnętrzny realizowany na mocy zapisów Umowy Systemu Zrzeszenia BPS.
2. Przedmiotowa ocena dokonywana jest w formie uchwały Rady Nadzorczej w oparciu o ustanawiane przez Zarząd, przyjęte przez Radę Nadzorczą kryteria oceny skuteczności i adekwatności systemu kontroli wewnętrznej.

3. Listę obszarów podlegających rocznej ocenie systemu kontroli wewnętrznej, zasady i założenia metodologiczne przeprowadzania tej oceny w Banku zostały szczegółowo opisane w Instrukcji Ocena skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach.